摘要〕通过对近年来浙江省医药卫生查新机构查新课题的数据统计和服务现状调查,分析制约科技查新工作发展的问题和原因,提出解决这些问题的相应对策,如加强与上级主管部门及科研管理部门的沟通、尽快建立查新报告质量评定与评价标准体系、加强沟通和调度应对高峰期、延伸服务内容与情报功能、积极开拓新的业务方向、积极开展学术研究等,以促进我国科技查新行业有序的发展。
〔关键词〕科技查新;政策法规;管理机构;新颖性判断标准
1科技查新咨询工作及浙江省科技查新机构简介
科技查新咨询工作起始于20世纪80年代,是国家为避免科研项目重复立项和客观、正确地评价科技成果而设立的一项重要的科学鉴证性的工作,是国家科技管理工作的重要环节,是科技创新体系建设的重要组成部分〔1〕。
浙江省目前从事医药卫生科研项目查新咨询的机构共有8家。省内各级管理部门对其所属的相关科研项目查新认证有不同的要求,其中具有部委级认证资格的查新机构3家,分别为浙江省科技信息院、浙江省医学情报所和浙江大学图书馆;而省卫生厅项目(包括省卫生厅中医药管理局项目)认可的查新机构除上述3家外,还包括杭州市医学情报中心、温州医学院图书馆、宁波市医学信息研究所、浙江省中医药研究院中医药信息检索中心和浙江中医药大学图书馆。笔者于2009年2月对上述8家查新机构的资源、人员、业务状况、服务方式等发展现状进行了调查,结合自身从事查新工作10余年的实践,对浙江省医药卫生查新机构存在问题与面临的挑战进行分析,并提出相应对策。
2浙江省医药卫生查新机构工作现状
2.1浙江省6家主要的医学查新机构简况(表1)
2.2服务方式
科技查新最基本的服务方式是直接委托服务,即由查新委托人直接到查新机构办理查新委托服务。但随着网络的应用与普及,越来越多的查新机构提供了远程委托服务。
2.3网站建设
在本次调查中,8家查新机构中除浙江中医药大学图书馆、宁波市医学信息研究所外,其余6家单位均已在本单位网站中建有查新栏目的相关网页,内容包括:查新简介、政策法规、委托书(合同)下载、查新资源、收费标准、档案管理、质量反馈、相关链接等。其中浙江省医学情报所、杭州市医学情报中心还建立了专门的科技查新信息管理系统,对查新项目进行规范化管理,这也是查新服务的发展趋势。
3浙江省医药卫生查新机构存在的问题与面临的挑战
3.1查新为政府指令性行为已不能适应市场经济发展的要求
从我国科技查新咨询工作的发展历程来看,它是科技管理部门为使科技成果管理科学化和规范化而产生的一项工作。因此,它的基础是建立在政府的行政管理行为上的,是配合有关部门的项目申报、鉴定等工作而开展的,具有一定的指令性色彩〔2〕。随着社会主义市场经济的建立、政府职能的转变,计算机、网络技术的飞速发展,信息知识的爆炸性增长,目前建立在政府行政管理行为基础上的科技查新咨询工作必将受到冲击。浙江省查新机构亦面临着同样的窘况,查新机构目前的运作模式已不能适应市场经济发展的要求。
3.2查新工作管理混乱,查新报告质量参差不齐,某些机构查新报告质量有待提高
由于政策的不配套和对查新机构管理的“政出多门”,多年来颁发查新资质的管理部门基本上停留在“只认定、不管理”的管理模式上,各级科研行政管理部门几乎没有明确的管理和协调部门对查新机构进行管理和监督,使得医药卫生查新行业规范化管理明显不足、查新机构年检和抽查政策的执行不力,呈现混乱局面。其中最明显的表现是8家查新机构的查新报告质量参差不齐。不能令人信服的查新报告势必影响科研人员和科研管理部门对查新的信赖程度以及查新行业的声誉,降低查新工作的地位和作用,也影响科研工作的正常发展。
3.3查新报告质量评定没有统一的标准体系
查新报告的质量是查新工作的生命,但如何评定查新报告的质量,无论是从查新报告的性质还是从查新报告的读者或者是对查新站点的年终审查来说都显得相当重要。查新工作虽然进行了多年,但至今从国家到地方没有一个能对查新过程和查新报告进行科学评价的体系和评价标准〔3〕。各查新机构主管部门尽管出台了相应的查新规范,但其内容不具体,很难将其作为查新工作的评价标准。而且上级主管部门也没有具体的对查新实践实施监督的条例,因此出示的查新报告随意性较强,难以科学地反映课题进展状况,无法给科研管理部门、评审专家提供全面的参考。
3.4科技计划项目集中申报带来的高峰期问题
随着职称评定与科研课题的挂钩,科研人员申报课题的积极性得到了很大的提高,但由于此类计划项目一般集中申报,且具有一定时限性,使得查新项目在时间上分布不均衡,这就使得查新人员必须在申报截至期限很短的时间内完成大量的查新任务〔4〕。因此,如何确保数量大幅增长下课题查新的质量,是查新机构和查新人员面临的一个新的问题。有些查新机构为了满足用户的要求,不得不简化查新程序,这也是影响查新质量的重要因素之一。
4解决浙江省医药卫生查新机构存在问题的对策
4.1加强与上级主管部门及各级科研管理部门的沟通,寻求政策支持〔5〕
查新工作主要是对课题等的新颖性进行评价,减少低水平重复。而部分领导及科研人员对此认识不足,严重地影响了查新工作的发展。查新机构负责人要多宣传、勤汇报,及时、经常地与领导沟通,使领导从内心重视查新工作。同时及时了解科技管理部门及评审专家对查新的意见和要求,建立信息反馈机制,促进查新工作的不断改进和完善。还应将查新机构及查新人员的合理建议及要求向有关部门反映,使查新能够更好地发挥其作用。笔者认为,争取领导对查新机构工作的支持,更快、更实在、更有效果的办法就是通过查新人员的服务,让领导真正体会到信息服务在整体工作中所起到的作用。
4.2尽快建立查新报告质量评定与评价标准体系
目前,科技查新报告的质量评定标准还处于研究阶段。相当多的查新人员也对质量评定问题发表了许多不同的看法〔6,7〕。但所有的这些研究都是一些个人的看法,并没有形成可以依据的标准,这也使得每个查新机构或查新人员很难统一实现提高科技查新质量这一要求。建议有关部门尽快集众人所长,出台一部“查新质量评定标准体系”,使得查新质量评定有“据”可依,设计、提出一套评定查新报告质量的指标体系和具体方案,制定相应的实施细则,为查新业务管理部门和查新机构监督、检验和评定查新报告质量提供一个科学的、可具体操作的评定方法和标准,也为查新工作者撰写查新报告指明具体要求和目标,为科技查新工作的规范化提供法律保障。
4.3加强沟通和调度,积极应对高峰期
做好与科研管理部门的协调工作,呼吁科研项目审批机构加强沟通,尽量错开立项、成果申报时间,并适时延长项目的申报时间,以减少各个查新机构出现高峰所造成的工作压力,保证查新质量。另外查新机构应常登录有关部门网站,及时了解信息。在掌握项目申报的时间规律后,应主动建议各单位科研管理部门及时通知科研人员有关项目的申请期限及查新要求,并重点声明必须将查新报告与项目申报书一起上报,使得项目申报者及时去查新机构委托查新。
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有专家提出,可通过兼职查新人员相结合的方式来解决此类问题,但是对于查新经验积累不够的兼职查新员的查新工作审核却不应忽视。另外,还可以对科技查新工作部门采取“弹性工作”,即注重整体工作量考核,而对作息时间给部门适当调节空间,也可缓解查新工作时间紧、任务集中带来的情报机构整体管理中存在的问题。
4.4查新检索向科技咨询转化,延伸服务内容与情报功能,为查新用户提供项目可行性与研究价值方面的建议
查新人员可对查新项目进行深层次的、“查新报告”之外的信息服务挖掘,充分发挥专业特长,为客户提供更加全面、可靠的国内外相关研究状况同时,提供项目可行性与研究价值方面的建议将是发展方向,而不是停留在现有的“已有报道”或“未见报道”。通过为用户提供一些扩展、延伸的服务,也能使用户得到一些对其研究、开发或生产有价值的信息,并体会到查新机构信息资源对科研的巨大作用。
4.5利用自身优势,拓宽业务领域,积极开拓新的业务方向〔8〕
其一,为企业开展竞争情报服务〔9〕。科技查新与竞争情报皆是为科技创新提供综合性情报服务。竞争情报服务是一种更高层次的服务方式。查新人员的专业、能力和素质较适合于为企业提供较为具体的情报服务,如:利用科技查新在科学技术领域的资源和查新经验优势,对企业的具体产品在市场中的优势、威胁、潜力和替代品等方面进行分析研究,帮助企业建立独立的竞争情报系统等。开展服务的模式可以灵活多样,如开展会员式服务,定期为会员提供行业性竞争情报,也可以针对具体项目展开即时或者跟踪式的竞争情报服务。通过引入竞争情报服务,可实现“双赢”目的,既促进企业技术创新,又提升查新机构自身价值。其二,为一些实力较强、研究课题相对集中的科研机构、课题组或为医院特色科室和学术带头人提供长期信息服务。将科技查新与科研项目管理相结合,针对一些重大项目提供从项目选题、立项到项目跟踪、项目结题、成果报奖鉴定等一系列的定期化、连续化的科技情报信息服务,使他们及时了解相关领域的最新进展及发展动态,推动我国医学科研的进展。不仅可以实现和提升查新员自身的价值,也使查新机构全面提升自身的学术地位,以实现更大的价值和更好的发展。
4.6积极开展学术研究,努力提高业务水平
浙江省医学查新机构人员近年来发表的文章主要集中在对查新流程和技巧等一般性介绍,学术理论性研究偏少,查新研究深度不足。应在努力做好情报服务的同时,积极开展对工作的探索和研究,争取在图书情报核心刊物上多发表论文,以提高业务素质,提升服务水平。
4.7建立科技查新信息管理系统〔10〕,及时做好查新的管理与监督工作
充分运用现代信息网络技术进行查新的管理,可建立查新信息管理系统,为管理部门提供快捷、可靠和丰富的信息,便于对查新机构的业务情况进行有效管理与监督。而对于查新机构来说,通过该系统可以生成上报数据文件,再通过文件传输,实现查新报告的层层上报,最后通过数据装载,形成各级科技查新管理部门的查新报告数据库。
4.8制定合理的人才政策〔11〕
信息服务质量高低取决于查新机构人员的水平,所以必须注重员工的培训,另外还应该适当采用激励手段。不同的心理需求和人格类型会产生不同的动机,需采用不同的激励方法,如:目标激励、奖惩激励、考评激励、尊重和关怀激励等。
5结语
查新工作目前虽然面临着一些影响其发展的重要问题,但只要对问题不回避不畏难,积极应对,通过查新主管部门和从业人员共同努力,尽全力消除阻碍科技查新行业发展的不利因素,走坚持主业、发展新业务、拓宽服务领域的新路子,一定能促进查新工作向专业化、规范化和市场化方向发展,同时也更好地为科研课题的申请和规划计划的制定提供前瞻性信息支撑,为政府科研管理部门提供相关的决策依据,以促进浙江省医学科研创新。——论文作者：虞颖映
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