国土资源所是国土资源管理的最基层窗口单位，在宣传贯彻国土资源法律、法规、保护开发国土资源管理工作中形成了大量的档案材料。这些国土资源档案是处理农村土地权属纠纷，特别是农民宅基地纠纷，以及农村集体土地权属管理、土地开发复垦整理、矿政管理、地质灾害防治等基础工作的重要依据。但是，当前国土资源所的档案管理工作存在程序不规范、保存不全、档案的服务功能发挥不够、信息化建设滞后等诸多问题。因此，如何进一步加强国土资源所档案管理工作，使国土资源档案管理制度健全，运转有序，工作规范，是摆在我们面前一项紧迫而又十分重要的任务。
一、国土资源所档案管理存在的问题
(一)档案资料的收集缺乏完整性、系统性、案卷质量不高
重业务轻档案的思想比较普遍。就目前而言，国土所档案员多为兼职，一些工作人员档案意识淡薄，对档案工作思想重视程度不够，对资料存档的范围和标准不清楚，只注重把业务工作干好，而不注意收集、整理和保管在工作中形成的资料。档案资料不齐全，缺乏完整性、规范性和系统性。有的所长自身档案意识淡薄，做完一项工作，没有将形成的文件材料及时归档，乱放乱丢，人走档丢。尤其是人员调整时，资料交接不全，造成档案遗失的情况更为严重。国土资源管理工作本身具有政策性法律性强、业务要求高的特点，形成的档案资料固然也具有其特点。比如一套完整的建房档案，必须包括查勘记录、审核报批表、定桩放线单、竣工验收单、违章查处意见等材料，缺一不可，否则就会影响建房档案组卷的逻辑性、完整性和规范性，致使案卷质量得不到提高，利用价值降低。此外，还存在只注重专项业务工作的存档，而忽视工作计划和总结、照片、会议记录、所获荣誉等资料存档的现象，对整个所的工作全貌反映不够。
(二)只注重文件等综合性文档的收集保管，而忽视能反映国土资源所自身工作特色资料的形成
文件是各级政府和业务主管部门指导基层国土资源所工作的一个重要途径和方式，收集保管好这些文件自然是“业内之务”，但有些国土资源所只注重文件的收集，而对平时工作中形成的特色资料不太重视。譬如，综合性文档中每年本所的工作计划、总结、签订的目标责任状、所务会记录、工作人员的工作小结等，有不注重收集现象。在业务方面，如土地调查统计、违法用地查处、土地复垦整理、项目用地报批等工作并不是一帆风顺能做好的，会遇到不少的困难和挫折，要付出许多的智慧、汗水和代价，才能将工作做好。在这个过程中有许多教训值得总结借鉴，也有经验可以提炼推广，这便是基层国土管理工作新思想、新概念、新方法形成的一个契缘，这些创新的思维形成档案资料，其保存和利用价值很高，但在实际归档材料中，形成太少了，很大程度上影响了乡镇国土资源所工作创新成果的积累，使基层国土资源管理自身的工作特色没有得到充分体现。
(三)档案管理人员的业务素质偏低、服务意识不强
一般国土资源所档案管理员都是兼职的，没有经过系统、专业的档案管理培训，缺少档案管理的专业知识，对土地业务档案缺少深入细致的分析，从而影响了国土资源所档案资料的收集、整理和利用。存在想存则存、不存也无所谓的情况。同时，大部分基层所档案工作还处于“重藏轻用”的被动，单一封闭式状态，对外服务作用发挥不大。坐等利用者上门，仅限于原始资料的查询，主动介入服务当地经济发展和民生的意识较差，由于档案台帐不健全，借阅制度未建立，只存不用，档案的利用程度低，难以体现和发挥国土资源档案在新农村建设中的作用。
(四)基层所的档案信息化建设还没有真正起步
档案保存只停留在纸质件。由于重视程度不够，资金投入不足，档案信息化建设的设备设施未投入，致使当前基层所档案扫描、电子档案等工作没有开展。
二、相关对策和建议
综上所述，为了提高国土资源所档案管理工作的水平，使其能更好地适应时代发展，更好地服务于经济建设，建议国土资源所档案管理从以下几个方面加以改进。
(一)提高国土资源所全体工作人员的档案意识
首先，国土资源所负责人要把档案工作作为一项重要的基础工作来抓，并要求全体人员都重视国土档案资料的形成、收集和保管。只有这样，档案工作才能与业务工作同步进行。其次，开展档案业务培训，组织大家学习《档案法》《档案管理实施办法》《浙江省国土资源档案分类方案》等文件。在学习中，注意把档案的法律法规学习与国土管理业务学习结合起来，使全体人员既得到档案法律法规的培训，树立了档案意识，又学到了国土管理的业务知识，从而使档案工作真正落实到实处。
(二)完善国土档案管理制度，提升国土档案质量
国土资源所要加大档案工作的力度，健全和完善国土资源档案管理制度，明确制订归档范围、内容、标准、时间、程序等，进一步规范档案管理工作，加大依法管理档案的力度，以此带动其他工作的规范化、制度化。同时将档案工作纳入目标责任制考核，调动从事档案管理人员的积极性。形成由局领导具体抓，分管档案工作领导协助抓，国土资源所所长为主要负责人，档案员为第一责任人，一级对一级责任体系。做到档案工作人人有责，国土具体业务工作责任人同时也是该项工作的档案第一手资料形成责任人，建立工作人员自查、档案人员检查、局机关档案每年检查若干次的三级存档机制，让档案工作贯穿整个业务工作的全过程。工作结束后对所形成的材料加以系统规范整理，经档案管理员审查、验收、鉴定后归档，确保档案的质量。
(三)优化基层服务，提高国土资源所档案利用率
国土资源所要把服从于基层国土资源管理工作，服务于地方经济发展作为档案管理工作的出发点和归宿，在管理工作中体现国土档案和档案管理工作的价值。要强化国土档案工作的服务意识，从实际出发，充分发挥国土资源管理自身优势，切实提高国土所档案的利用率，努力使国土资源所档案由保管型向服务型转变，主动为领导决策、业务工作提供参考依据，为基层广大群众提供优质服务。同时，在利用过程中要贯彻规范的调借阅制度，建立登记台帐，以避免出现档案有借无还而缺少的现象。
(四)重视国土档案人员素质的提高是十分必要的
一是要建立档案人员培训制度，想方设法为档案人员创造学习条件，鼓励和支持档案人员努力学习档案专业知识，开拓视野，不断提高专业水平和业务素质。二是要加强档案人员与本所其他工作人员的互动和联系，及时指导他们按照归档的要求收集、整理档案资料。三是对档案人员实行岗位责任制，明确其职责范围，并建立业务考核制度，奖罚分明，调动档案人员的工作积极性。
(五)加强国土档案管理信息化建设，提高档案管理人员的素质
档案管理要以推进国土资源信息化建设为目的，在完善现有资料整理的基础上，着手进行电脑信息化管理，以农村宅基地信息系统为基础，进行土地登记档案库的建设，进一步规范国土资料档案。开发和推广应用档案管理信息和档案系统发布、查询系统，为实现全局系统用地档案网上查询和共享奠定基础，同时要满足土地登记公开查询的需要，进一步完善土地登记制度。
国土资源所档案记录了国土资源所从事基层国土管理活动的全过程，它是国土资源所工作人员置身基层国土资源管理实践工作智慧的结晶，是重要的土地信息资源和宝贵财富。只有基层所的档案丰富完整，才能构建整个单位档案工作的完整全面。基层所的档案与局机关的档案形成相互呼应、相互补充的关系，缺一不可。尤其在当前基层所纳入乡镇“四个平台”的时候，基层所属于主管部门和当地乡镇双重领导，档案作为一项基础工作，极易形成“两不管”地带。因此，务必要高度重视，把基层所档案管理放在依法行政、政务公开的大背景下进行考量。管好用好基层所档案资料，发挥档案的信息作用，对提高基层国土资源管理水平，更好地服务基层经济建设，更好地服务于人民、维护群众权益有着十分重要的现实意义。
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