摘 要： 在计算机网络技术不断发展的过程中，方便了人们的生产生活。计算机软件在企业办公中的应用，使企业自动化管理更加方便，使企业运营效率得到提高。对计算机软件在企业办公自动化管理中的使用进行了分析，从而为实现企业自动化管理提供参考。
关键词： 计算机软件;办公自动化;企业管理
1 计算机软件的作用
1.1 提高办公效率
将计算机软件应用到企业办公自动化管理中， 能够实现企业规范化、 标准化、 流程化， 从而使企业工作人员从繁琐事务中解放， 激发工作人员创造潜力。 计算机软件的使用对工作人员技术和知识提出了更高要求， 所以企业每位工作人员要充分激发自己内在创造力实现企业自动化管理工作， 假如工作人员无法满足需求就会被淘汰。 另外， 企业工作人员利用计算机软件全面了解工作具体内容， 掌握工作流程和环节， 以此进行管理工作。 使用计算机软件能够提高管理效率和质量， 能够激发工作人员创造能力， 促进企业的发展。
1.2 降低企业实施管理成本
计算机软件应用到企业管理中， 能够降低办公需求， 提高工作效率与管理效率， 削减管理工作中的不必要环节， 从而降低管理成本投资。 通过相应数据表示，从微软公司利用计算机软件实施自动化管理以来， 降低了企业管理成本， 并且还能够降低处理事物需要的时间和费用。 将企业办公自动化管理中使用计算机软件能够为企业带来经济利润[2]。
1.3 提高企业管理灵活性
在全新社会时代背景下， 各行业都能够利用分工协作方式进行日常管理和生产， 提高专业化程度。 在此背景下， 企业内部环节与各部门协作为衡量企业综合竞争力的基础。 在办公自动化管理实施过程中， 使用计算机软件能够根据高效率和广覆盖面等优势降低企业信息死角， 增强企业和内部沟通交流， 以此提高企业内部各部门和企业的合作协调能力， 增强企业自身综合竞争力。
1.4 优化办公环境
传统企业办公室存在各种限制， 办公环境比较恶劣。 在此区域环境中， 工作人员的工作质量和积极性比较低。 将计算机软件应用到办公管理中， 能够解决传统模式中的问题， 使企业办公楼从狭小房间带到世界各地办公大楼， 优化办公环境， 办公作业模式也并不只是单纯人工作业， 能够使用计算机软件进行协调， 创建科学人机办公管理系统， 实现自动化管理。 各企业还能够利用计算机软件创建联系桥梁， 以此实现跨地区、 行业的交流合作， 计算机软件应用到更多办公自动化管理中[3]。
2 计算机软件在办公自动化管理中的使用
为了促进企业的发展， 企业对办公自动化进行管理， 通过现代化计算机软件对办公自动化管理系统进行优化， 对办公自动化管理行为进行约束， 使管理效率得到提高。 以下对计算机软件应用到办公自动化管理中进行分析：
2.1 文字处理
通过计算机中的 WPS 和 Word 等计算机编辑排版工具处理文字信息， 并且进行版式设计， 使文字信息更加的简单明了， 使办公效率得到提高。 其中， Web 只需要实现浏览器的配置就能够对文本进行操作， 不需要系统其他软件支持。 但是， 无法开展高复杂度的编辑工作。 WPS 办公软件具有强大的功能， 并且使用免费， 占据体积和内存小， 所以使用比较广泛。 Office 系列软件功能比较强大， 具备良好拓展性与兼容性， 并且内设小型数据库， 能够实现办公自动化管理。 在办公自动化管理系统中使用文字处理软件， 能够及时备份文件， 并且实现文字的排版和编辑， 使办公质量、 效率得到提高， 实现无纸化办公[4]。
2.2 数据处理和存储软件
现代化管理主要标志就是使定量化分析得到加强，数据为定量化分析基础。 信息处理为办公室主要任务，通过计算机数据库管理系统过滤信息， 并且对信息进行分类， 降低数据冗余度， 保证数据独立性与一致性， 并且提供精准、 及时的数据信息。 常见企业办公自动化管理存储软件包括： (1) 通过各软件 实 现 数 据 存 储 ，操作比较方便， 但是数据分析与查找等工作比较复杂;( 2) 通 过 数 据 库 存 储 数 据 ， 常 见 数 据 库 系 统 包 括 MySQL、 SQLServer 等系统， 数据库系统利用编程软件访问， 比如 llte、 Jave 等， 使用数据库存储处理节约存储空间， 对于数据分析、 备份和安全保障方面都具有一定的优势; (3) 利用软件存储并且使文件放入存储空间， 比如文件服务器、 云盘中方便统一管理。 这 3 种数据存储方式都具备自身应用范围， 比如对日常办公文件起草类数据， 利用第一种方式进行保存; 针对日常考勤和数据报表等利用一定时间积累数据在数据库中存储;在存储归档文件中， 可以使用第三种方式。 在具体企业办公自动化管理中， 要和具体办公业务结合使用软件，从而对企业日常办公管理进行服务[5]。
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2.3 网络通信
网络通信为办公自动化实现的主要技术， 能够对系统内部各部门联系进行沟通， 实现信息交流， 使办公人员对办公自动化资源进行共享， 便于和外界创建信息联系。 网络通信软件主要包括企业 QQ、 E-Mial 电子邮件软件、 IPMsg 即时通信等软件， 尤其是在跨国家、 地区的大型企业中， E-Mial 为廉价企业通信所以使用广泛，此应用软件不仅能够发送文字信息， 还具备远程协助、文件共享等功能， 对于及时沟通、 提高办公效率具有一定优势。 部分企业还具备文件传送服务， 比如 SVN、 FTP 等计算机软件， 企业工作人员利用简单操作能够得到企业共享文件。 另外， 在云计算机技术不断发展的过程中， 部分基于云平台软件也方便了办公文件存储， 比如云盘等。 为了使数据安全性得到提高， 企业可以创建私有云集群， 提高企业办公的质量[6]。
2.4 安全管理和辅助决策
计算机系统能够及时分析收集的信息， 并且模拟预测未来发展情况， 为决策人员提供必要可选方案和参考信息， 从而精准快速地实现决策。 在办公自动化管理体系中使用计算机软件， 能够根据业务流程和结构框架实现安全管理。 在新时期中， 如果要想使信息安全管理水平得到提高， 管理人员要基于工作内容和要求合理分配人员， 从而各司其职合理划分职责。 目前大部分企业所创建办公系统都是模块化管理， 假如用户没有访问权限和授权， 无法使用。 利用有效访问使业务操作针对性与目标性得到增强， 用户要和自身工作结合选择合适模块进行访问。 如果用户没有访问权限， 就无法对工作内容查看， 从而对企业业务关键内容进行保护。
2.5 图形与图像处理
通过计算机图形功能分析图形信息， 以此得出完整、 清晰的统计图形， 对各信息潜在关系全面掌握。 通过计算机图像处理能力分析图像、 印鉴、 照片等[7]。
3 加强企业办公自动化管理策略
3.1 加强计算机应用管理
企业要掌握计算机的使用方向， 能够在数据处理中使用， 还能够分析具体数据并且整合， 充分使用已有网络资源和计算机软件实现办公自动化， 提高信息资源使用效率。 另外， 提高资金投入， 对计算机辅助决策进行完善。
3.2 重视员工计算机技术培训
因为计算机技术不断更新， 企业要定期对计算机管理人员与工作人员进行培训， 使工作人员实际操作能力得到提高。 另外， 使企业管理人员能够掌握操作技能，培养数据总结和分析能力， 熟练使用辅助决策设备。 保证工作人员能够熟练操作数据， 掌握必备计算机软件、硬件知识， 懂得计算机网络知识， 充分发挥计算机作用。
3.3 选择适宜的计算机软件
企业要想使计算机软件使用水平得到提高， 要做选择合适软件。 企业在对计算机软件选择的过程中， 要充分掌握企业需要计算机软件要承载的任务量， 与企业发展计划结合， 增加软件数量和等级。 但是不能够过于扩充， 也不能够为了节约成本购买不合适的软件或者盗版软件， 虽然此方法能够将其成本降低， 但是会对工作效率造成影响。 那么， 选择合适的计算机软件尤为重要，提高企业效益[8]。
4 结语
在办公自动化理论的研究不断深入的过程中， 信息技术也在不断地发展， 办公自动化会广泛应用到各领域。 针对目前越来越激烈的市场竞争趋势， 企业要想持续发展抢获先机， 要开展办公自动化管理， 灵活使用计算机软件， 将计算机技术充分发挥出来， 使企业办公效率得到提高， 为企业创建可观经济效益， 促进企业的可持续发展。——论文作者：王鑫
参考文献
[1] 丁子仲. 浅谈计算机软件在办公自动化管理上的应用 [J] . 数码设计 (上) , 2020, 009 (001) : 28.
[2] 王博暄. 计算机软件技术如何支持现代商业办公自动 化 发 展 [ J] . 中 国 新 通 信, 2019, 021 ( 004) : 62-63.
[3] 胡明慧. 浅析办公室管理中的办公自动化 [J] . 中国管理信息化, 2018, 021 (020) : 67-68.
[4] 李鹏宇. 计算机软件开发技术的应用与发展趋势研究 [J] . 缔客世界, 2019, (5) : 0017-0018.
[5] 潘新康. 浅析管理信息系统在企业管理中的应用 [J] . 通讯世界, 2019, 026 (005) : 318-319.
[6] 黄友仁. 探析政务办公自动化系统的设计与应用 [J] . 计算机产品与流通, 2018, (10) : 111-111.
[7] 郝朝阳. 学校计算机网络办公自动化系统构建 [J] . 电子技术与软件工程, 2018, (12) : 126-126.
[8] 晁颖, 雷蕾, 齐浩程. 嵌入式软件在计算机软件开发 过 程 中 的 应 用 分 析 [ J] . 探 索 科 学 , 2019, (005) : 319.
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